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Bei einem virtuellen Meeting kann schon genug schiefgehen, was sich nur bedingt beeinflussen lässt, wie z.B. die Qualität der Internetverbindung aller eingeladenen Teilnehmer.
Daher ist es sinnvoll, die Dinge, auf die Sie Einfluss nehmen können, professionell zu organisieren und zu strukturieren. Mit diesen 6 Tipps wird das virtuelle Meeting zum Erfolg!
Die Aufmerksamkeitsspanne bei „Virtuellen Meetings“ ist aufgrund von mehreren Faktoren geringer, deshalb sollten Sie wichtige Meetings umso besser vorbereiten.
Virtuelle Meetings sollten möglichst kurz gehalten werden. Vermeiden Sie unpassende Abschweifungen und das Abgleiten in Diskussionen, die nur für wenige der Teilnehmer Relevanz haben! Vereinbaren Sie stattdessen ein separates Meeting oder verabschieden Sie gemeinsam zuerst die weiteren Personen.
Scheuen Sie sich nicht davor, wichtige aber auch kontroverse Themen anzusprechen, die man im Normalfall eher in persönlichen Meetings angesprochen hätte. Die Coronakrise verlangt nun einmal Flexibilität.
Üben Sie eine wichtige Präsentation vorab mit ihrem Team, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, wenn externe Teilnehmer dazustoßen.
Um einen reibungslosen Ablauf für alle zu gewährleisten, sollten vor Beginn des Meetings ein „Host“ und - je nach anfallenden Aufgaben - mindestens ein „Co-Host“ eingeteilt werden.
Während der Präsentation sollte der Host sich nicht vorrangig um einfache technische Aufgaben kümmern, sondern die formale Moderation der Diskussion übernehmen. Eine Agenda und TOPs sollten mit Vorlauf zur Vorbereitung aller genauso vorliegen, wie bei einer realen Sitzung.
Die Co-Hosts sollten währenddessen Aufgaben übernehmen, wie Mikrofone freigeben für Personen, die die „Hand-Heben“-Option nutzen, Teilnehmer in die Konferenz einladen/zulassen, Chatverläufe im Auge behalten und ggf. Protokoll führen.
Verzögerungen innerhalb eines Meetings, die aufgrund von vermeidbaren technischen Problemen auftreten, sollten in jedem Fall vermieden werden. Wählen Sie ein etabliertes Videokonferenzsystem und testen Sie die gewünschten Funktionen mit genügend Vorlauf vor dem Meeting.
Auch Vortragende sollten in diese Tests unbedingt einbezogen werden, um festzustellen, ob eigene Voraussetzungen eventuell nicht ausreichen. Starten Sie das virtuelle Treffen mit Ihren Kunden/Partnern in jedem Fall pünktlich.
Um ein „Virtuelles Meeting“ erfolgreich zu gestalten und möglichst gut die Umstände einer realen Sitzung herzustellen, sollte die Videofunktion wann immer möglich auch genutzt werden. Für den Moderator eines Meetings muss die Kamerafunktion eine selbstverständliche Pflicht sein.
Gestik & Mimik helfen den Fokus des Zuschauers aufrecht zu halten! Setzen Sie sich ausreichend nah an die Webcam und sorgen Sie für eine ausreichende Beleuchtung. Durch geeignete virtuelle oder reale Hintergründe und angemessene Bekleidung unterstreichen Sie die Relevanz des Meetings, genau so wie Sie es bei einer realen Sitzung auch tun würden. Alles sollte einem persönlichen Treffen möglichst ähneln.
Aus Datenschutzgründen darf nur der Gastgeber der Sitzung nach Rücksprache mit den Teilnehmern Screenshots und Aufzeichnungen machen und veröffentlichen.
Ab einer Handvoll Teilnehmer sollten die Mikrofone prinzipiell ausgeschaltet sein. Nur wer etwas sagen will, sollte einschalten. Das gilt insbesondere dann, wenn Nebengeräusche im Raum hörbar sind.
Bei noch größeren Runden sollte vom „Host“ am Anfang des Meetings klargestellt werden, dass es die „Hand-Heben“-Option gibt und man diese bitte auch nutzen soll, um ein "Durcheinander" durch parallele Wortbeiträge zu vermeiden. Alternativ und für Zwischenrufe/Anmerkungen während jemand spricht, kann auch die Chatfunktion genutzt werden.
Oftmals gibt es Themen die in einer großen Runde besprochen werden müssen. Damit auch jeder etwas dazu beitragen kann, können sehr gut Echtzeit-Abstimmungen durchgeführt werden.
Der Host sollte für ein Gleichgewicht in der Diskussion sorgen und einzelne Teilnehmer aktiv zu Wortbeiträgen und Kommentaren auffordern.
Kontaktaufnahme zwischen Teilnehmern ist im persönlichen Chat möglich. Hier kann man Bilder der Visitenkarten oder LinkedIn-Profile verschicken. Für vertiefende Einzelgespräche können in manchen Konferenzsystemen Breakout-Sessions organisiert werden.
Zur Hilfestellung für alle Teilnehmer, kann es sinnvoll sein, gleich zu Beginn des Meetings einmal die "Meeting-Regeln" als Präsentationsfolie einzublenden und eventuelle Fragen vorab zu klären.
Haben Sie weitere Anmerkungen oder Fragen dazu? Stehen Sie auch vor der Herausforderung, organisatorische Prozesse fortlaufend zu digitalisieren? Möchten Sie künftig gerne zu unseren digitalen Unternehmertreffen, Stammtischen oder Fachgruppenworkshops eingeladen werden? Dann melden Sie sich gerne bei mir!
