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Mobiles Arbeiten von zu Hause, oft auch "Homeoffice" genannt, ist wohl das typischste Beispiel für die Entwicklung hin zu einer digitalen Arbeitswelt. Vor Corona, im Jahr 2019 gab es noch vermehrt Bedenken gegenüber der Arbeit von zu Hause.
Eine Studie von bitcom, dem deutschen Digitalverband, aus dem Jahr 2019 belegt, dass nur vier von 10 Unternehmen auf Homeoffice setzten und 60% der Arbeitgeber Homeoffice zu diesem Zeitpunkt für nicht möglich und nicht sinnvoll gehalten haben.
Die meistgenannten Gründe lauteten:
Das Homeoffice hat sich für Mitarbeiter im Jahr 2020 als gute Möglichkeit etabliert, in Ruhe und konzentriert die Arbeit zu erledigen. Insbesondere die Team-Mitglieder haben sich jetzt nicht nur daran gewöhnt, sondern sehen auch die großen Vorteile in dieser Art zu arbeiten. Allerdings gibt es immer noch große Bedenken bei den jeweiligen Vorgesetzten: Sie können nicht mehr direkt kontrollieren, ob das Team wirklich auch arbeitet!
Auch wenn das eigentlich schon längst nicht mehr zeitgemäß ist, „kontrollieren“ viele Vorgesetzte immer noch die Arbeitszeit statt der Arbeitsleistung. Es ist natürlich auch viel schwieriger, den Zeitbedarf für Aufgaben abzuschätzen, Mitarbeitende anzuleiten, die Qualität zu beurteilen, wenn man die Belegschaft nicht mehr im Nachbarbüro sitzen hat – ein gutes Thema für Weiterbildungsmaßnahmen für Vorgesetzte!
Die Coronakrise hat die Unternehmen nun also "gezwungen", sich mit dem Thema zu beschäftigen und das Arbeiten zu Hause zumindest in den "Lockdownphasen" zu unterstützen und zu erproben. Viele der ursprünglichen Bedenken konnten ausgeräumt werden:
Die Kollegen sind über Webkonferenzen und firmeninterne Chatsysteme inzwischen gut erreichbar. Die notwendige technische Ausstattung, inkl. Datenschutz, hat sich nicht als großes Problem herausgestellt. Arbeit wird nicht mehr über die Arbeitszeit, sondern über die erbrachte Leistung kontrolliert.
Kritisch sehe ich dabei den folgenden Punkt: Kreativität und gemeinsame Projekte benötigen den direkten Kontakt mit Kollegen; allgemeiner ungezwungener Ideenaustausch findet nicht mehr statt. Das kann auch durch Web-Meetings nicht aufgefangen werden, da ja Ideen spontan kommen und ein spontanes Feedback erforderlich ist.
Noch nicht hinreichend erforscht ist, wie sich die Identifikation mit Arbeit und Unternehmen entwickeln wird, wenn die Mitarbeiter sich nur selten in den Geschäftsräumen befinden. Freundschaften zwischen Kollegen, die wichtig für das Betriebsklima sein können, werden so nur noch schwer zu knüpfen sein.
Eine kurze Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO beschreibt genau diese Vor- und Nachteile der Heimarbeit. Unterm Strich sehen die Befragten der Studie aber, dass die Vorteile überwiegen und der Einsatz von Arbeit im Homeoffice auch nach Corona weitergeführt und bei über 40% der Unternehmen sogar ausgebaut wird.
Ich bin überzeugt davon, dass die Arbeitsform "mobiles Arbeiten" sich unter Corona gut etabliert hat und auch danach weiter in die Arbeitsprozesse integriert werden wird.
Unternehmen haben jetzt die Vor- und Nachteile der Arbeit von zu Hause kennengelernt und können selbst sehr gut entscheiden, was für das Unternehmen am besten funktioniert. Dazu bedarf es keines Gesetzes. Noch wichtiger als beim Arbeiten im Büro des Arbeitgebers ist die Datensicherheit. Den Mitarbeitern müssen einige Regeln vorgegeben werden, die unbedingt einzuhalten sind.
Mobiles Arbeiten hat dazu noch weiteren Effekt: Die Digitalisierung aller bisher papierbasierten Prozesse ist erforderlich. Da man nicht einmal schnell an den Aktenschrank des Kollegen gehen kann, müssen alle Dokumente elektronisch zur Verfügung stehen. Digitale Unterschriften sind inzwischen problemlos einsetzbar. Die Mitarbeiter müssen sich an diese neuen Gegebenheiten gewöhnen und ihre Arbeitsprozesse entsprechend umstellen.
Das gilt genauso für den Kundenkontakt. Brief und Fax passen nicht mehr zu digitalen Arbeitsprozessen. Eine Umstellung der Kundenkommunikation ist erforderlich. Und wenn man das schon macht, dann am besten auch gleich mit den neuesten Tools der digitalen Kundenbetreuung und des digitalen Marketings z.B. über digitale Kundenschnittstellen wie z.B. Social Media.
KMU haben gegenüber Großunternehmen zahlreiche Nachteile, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter anzuwerben. Aber durch flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte, z.B. mobiles Arbeiten als festen Bestandteil der Arbeit zu etablieren, wird die Möglichkeit eröffnet, auch attraktiv für Interessenten zu sein, die weiter weg wohnen und nicht umziehen können oder wollen. Auch Bewerbungsgespräche lassen sich professionell und unkompliziert über Videokonferenz-Tools umsetzen.
Team-Mitglieder, die aufgrund ihrer persönlichen Situation (z.B. alleinerziehend) flexible Arbeitszeiten benötigen, können durch mobiles Arbeiten Ihren Arbeitstag besser einteilen und auf unvorhergesehene Dinge reagieren, ohne dass die Arbeit darunter leiden muss. Hier können gerade KMU ihre Flexibilität unter Beweis stellen und damit mehr Talente für das eigene Unternehmen begeistern. KMU haben hier den langfristigen Vorteil, schnell und unbürokratisch agieren zu können und davon zu profitieren, dass sich flache Hierarchien und überschaubare Teamgrößen einfacher organisieren lassen.
Es hat sich also herausgestellt, dass mobiles Arbeiten, z.B. im Homeoffice durchaus organisierbar ist und zu guten Arbeitsresultaten führt. Die dafür notwendigen Technologien sind vorhanden und die Angst vor dem Ausfall von Internet-Verbindungen oder die Bedenken zur IT-Sicherheit sind in den Hintergrund gerückt. Auch nach der Pandemie wird es deshalb weiterhin regelmäßig Homeoffice geben.
Das heißt natürlich umgekehrt, dass eventuell weniger Büroarbeitsplätze notwendig werden. Es müssen neue Konzepte überlegt werden, um die vorhandenen Ressourcen besser zu nutzen, z.B. keine festen Arbeitsplätze mehr vorzuhalten, sondern es individuell und flexibel zu regeln, dass an dem Schreibtisch gearbeitet wird, der gerade frei ist.
Wer künftig ins Büro kommt, macht das dann wohl hauptsächlich, um mit den Kollegen zu interagieren, gemeinsame Projekte zu besprechen, Arbeitsthemen abzustimmen oder externe Partner zu treffen. Das heißt, wichtiger als die üblichen Ein-Personen-Büros werden nun größere Räume für Besprechungen, Lounges für offenen Austausch, Konferenzräume für externe Treffen, etc. Man sollte überlegen, wie man die Büros umgestalten kann, um eine intensivere Kommunikation für die anwesenden Mitarbeiter zu erreichen.
Auch wir bei IVAM haben erste Erfahrungen gemacht und sind im Prozess der nachhaltigen Umstellung unserer Arbeitsprozesse, unserer Mitglieder- und Kundenbetreuung und auch unserer Angebote auf digitale Formate. Mobile Arbeit wird dabei auch nach Corona einen größeren Anteil haben, als wir vor einem Jahr noch für möglich gehalten hätten.
Das alles ist viel Arbeit und erfordert gründliches strategisches Planen, um sein Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Aber das ist eine der Chancen, die sich aus der Krise ergeben. Jetzt ist die Zeit, diese Umstellung mit aller Konsequenz umzusetzen.
Haben Sie auch bereits Erfahrungen oder Ideen? Zweifeln Sie an der Umsetzbarkeit oder haben Sie als Technologie KMU schlechte Erfahrungen gemacht? Dann melden Sie sich gerne bei mir!
