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Mein Name ist Sina Schauss und seit 2020 bin ich als Auszubildende zur Veranstaltungskauffrau bei IVAM tätig. Besonders spannend finde ich es, nach der langen und präzisen Vorbereitung von Events schließlich live vor Ort - oder nun auch häufig virtuell - bei der Durchführung dabei zu sein und zu sehen, wie alles umgesetzt wird, woran wir gearbeitet haben.
Neben der täglichen Praxiserfahrung in der Geschäftsstelle bei IVAM lerne ich in der Schule natürlich ebenfalls Themen, die wichtig sind für die Arbeit in der Veranstaltungsbranche. Im zweiten Ausbildungsjahr sollten wir als Hauptprojekt unserer Klasse ein Event alleine planen und durchführen.
Anfang November 2021 starteten wir mit dem Brainstorming: Welche Themen sind interessant und aktuell? Welche Art von Veranstaltung überzeugt uns am meisten? Womit können wir die meisten Interessierten erreichen?
Nach längerem Überlegen und konstruktiven Diskussionen innerhalb der Klasse kam die Idee auf, ein Street-Food-Festival mit begleitendem Bühnenprogramm zu organisieren. Der Name unseres Events stand sehr schnell fest und jeder war sofort überzeugt: Taste the World war somit „geboren“ und sollte am Samstag, den 2. April 2022 stattfinden.
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Um Sponsoren und Aussteller zu finden, war es wichtig, ein Exposé zu verfassen. Gemeinsam überlegten wir also, was das Ziel der Veranstaltung sein sollte. Auch bei diesem Punkt war meine Klasse schnell einer Meinung.
Wir wollten eine multikulturelle Veranstaltung organisieren, so wie das Ruhrgebiet, in dem wir leben und arbeiten.
Wussten Sie, dass allein in der Metropole Ruhr Menschen aus über 180 unterschiedlichen Herkunftsländern leben?
Wir wollten so viele unterschiedliche Kulturen wie möglich den Besuchern näherbringen. Nach zwei Jahren Corona-Pandemie, Hygieneregeln und Mindestabstand war es uns wichtig, die Menschen wieder zusammenzubringen. Und womit funktioniert das am besten? Natürlich mit Essen aus aller Welt.
Und so wurde der Veranstaltungsname erweitert zu "Taste the World – Alle aus einem Pott". Auch die Suche nach einem passenden Spendenempfänger war schnell abgeschlossen. Wir entschieden uns, alle Einnahmen an den Verein Train of Hope aus Dortmund zu spenden.
Der Flüchtlingshilfeverein Train of Hope Dortmund e.V. versteht sich als Migrantenselbstorganisationen. Ein Verein, der Menschen unabhängig von sozialem Status, Staatsangehörigkeit, Religion, Ethnie und sexueller Orientierung in unterschiedlichen Belangen nachhaltig hilft.
Nachdem einstimmig eine Projektleitung gewählt wurde, mussten Arbeitsgruppen gebildet und Aufgaben verteilt werden. Wichtig hierbei war uns, dass alle individuellen Stärken berücksichtigt wurden. Es gab die folgenden Gruppen:
Ich beschloss, mich der letzten Gruppe anzuschließen, denn ich wusste, dass es dort unter anderem auf die richtige Akquise ankommt. Ein Thema, dass bereits seit Beginn meiner Ausbildung im täglichen Geschäft bei IVAM eine große Rolle spielt. Hier unterstütze ich regelmäßig bei der Akquisition von Vortragenden oder ausstellenden Firmen. Somit konnte ich meine Stärken und Erfahrung hier bereits einbringen. Jede Gruppe macht sich sofort an die Arbeit.
Unsere Aufgabe war es, Künstler und Künstlerinnen, Kulturvereine und Food-Trucks zu akquirieren. Nach sehr vielen Telefonaten und einer Vielzahl an Mails hatten wir Zusagen von sieben benötigten Food Trucks.
Von georgischen Spezialitäten über "Mac and Cheese" bis hin zu Pizza war vieles dabei. Uns war es wichtig, dass es bei dieser ausgewählten Anzahl an Essensständen keine Dopplungen gibt.
Auch für das Bühnenprogramm waren wir gut mit vier unterschiedlichen Acts aufgestellt. Um weitere Einnahmen zu haben und somit eine höhere Spendensumme, entschieden wir uns zusätzlich eine Tombola zu veranstalten.
Natürlich lief nicht alles reibungslos auf dem Weg zum Event. Die Planung unter ständiger Änderung der Corona-Schutzmaßnahmen war natürlich eine besondere Herausforderung für uns.
Nachdem unsere eingeplante Location kurzfristig abgesagt hatte, musste eine schnelle Alternative her. Diese Hürde meisterten wir als Klasse gemeinsam und konnten nach kurzer Recherche einen neuen Platz finden.
Auch das Wetter wollte leider gar nicht mitspielen. Statt der zuvor bereits schönen frühlingshafter Temperatur kündigte der Wetterbericht für unseren Termin eher winterliches Wetter an. Wir reagierten wider schnell. Über Nacht organisierten wir zusätzlich einen Waffel- und Glühweinverkauf.
Wir haben viel positives Feedback erhalten, auch für unsere Spontanität aufgrund der kalten Temperaturen Glühwein anzubieten.
Am Veranstaltungstag selbst haben wir am frühen Morgen als Klasse gemeinsam die Location dekoriert, Tische und Pavillons aufgebaut sowie die Tombola und unseren Verkaufsstand vorbereitet.
Um 12 Uhr war es so weit, Taste the World wurde eröffnet. Und dank unserer erfolgreichen Werbung auf Social Media und in der Dortmunder Innenstadt - dort waren wir auf einem Screen an der Kampstraße, einer zentralen U-Bahn-Station in der Dortmunder Innenstadt, zu sehen - konnten wir bis zum Veranstaltungsende um 18 Uhr viele hungrige Gäste begrüßen.
Ein Höhepunkt des Events war die Gewinnvergabe der Tombola, welche allgemein sehr gut von den Gästen angenommen wurde. Es gab Fanartikel des BVB oder Eintrittskarten für den Freizeitpark Fort Fun zu gewinnen. Nach insgesamt 12 Stunden auf dem Veranstaltungsgelände konnten wir am Abend voller Stolz, aber auch erschöpft verkünden: Wir haben als Klasse erfolgreich unser Hauptprojekt geplant und erfolgreich umgesetzt.
Eine Veranstaltung von Anfang bis Ende komplett allein zu planen ohne wirkliche Erfahrung ist wirklich anstrengend. Es gibt immer Dinge, die nicht so laufen wie geplant, aber mit gegenseitiger Unterstützung im Team kann man jede Hürde überwinden.
Und wenn man beim Event in die glücklichen Gesichter aller Beteiligten blickt, ist der ganze Stress vergessen.
